Offboarding

Offboarding to proces związany z zakończeniem współpracy między pracownikiem a organizacją. Obejmuje działania realizowane przed odejściem pracownika, takie jak przekazanie obowiązków, zwrot sprzętu i dostępów, dopełnienie formalności, przekazanie wiedzy czy rozmowa podsumowująca. Offboarding może dotyczyć zarówno dobrowolnego odejścia pracownika, jak i zakończenia współpracy z inicjatywy pracodawcy.

Co to jest offboarding?

Offboarding, nazywany również procesem wyjścia pracownika z organizacji, obejmuje działania podejmowane od momentu podjęcia decyzji o zakończeniu współpracy do ostatniego dnia pracy, a niekiedy także po jego zakończeniu.

Celem offboardingu jest uporządkowane zakończenie współpracy oraz przekazanie obowiązków, wiedzy, dokumentów i zasobów należących do organizacji.

Proces może obejmować między innymi:

• ustalenie terminu zakończenia współpracy,
• zaplanowanie przekazania obowiązków,
• przekazanie prowadzonych projektów innym osobom,
• uporządkowanie dokumentacji i najważniejszych informacji,
• zwrot sprzętu należącego do firmy,
• odebranie lub zamknięcie dostępów do systemów,
• dopełnienie formalności związanych z zakończeniem zatrudnienia,
• przeprowadzenie rozmowy podsumowującej,
• pożegnanie z zespołem.

Jak wygląda proces offboardingu pracownika?

Dokładny przebieg offboardingu zależy od stanowiska, organizacji, formy współpracy oraz okoliczności odejścia. Inaczej może wyglądać zakończenie pracy osoby wykonującej samodzielne zadania, a inaczej menedżera odpowiedzialnego za zespół, klientów lub strategiczne projekty.

Jednym z pierwszych etapów jest zazwyczaj określenie, jakie zadania i informacje powinny zostać przekazane przed ostatnim dniem pracy.

Pracownik może zostać poproszony o:

• przygotowanie listy prowadzonych projektów,
• opisanie statusu poszczególnych zadań,
• przekazanie dokumentacji,
• wdrożenie osoby przejmującej obowiązki,
• uporządkowanie plików i materiałów firmowych,
• przekazanie ważnych informacji dotyczących klientów lub partnerów,
• zwrot komputera, telefonu, identyfikatora i pozostałego wyposażenia.

Dobrze przeprowadzony offboarding powinien jasno określać, co należy zrobić przed zakończeniem współpracy i kto odpowiada za poszczególne działania.

Czym offboarding różni się od onboardingu?

Onboarding i offboarding dotyczą dwóch przeciwnych etapów relacji pracownika z organizacją.

Onboarding służy wprowadzeniu nowej osoby do firmy. Pracownik poznaje wtedy stanowisko, obowiązki, zespół, procedury i sposób funkcjonowania organizacji.

Offboarding dotyczy natomiast zakończenia tej relacji. Jego zadaniem jest uporządkowanie spraw związanych z odejściem oraz zapewnienie płynnego przekazania obowiązków i wiedzy.

Onboarding przygotowuje pracownika do rozpoczęcia pracy w organizacji, natomiast offboarding pozwala uporządkować proces jej zakończenia.

Co to jest exit interview?

Jednym z elementów offboardingu może być exit interview, czyli rozmowa przeprowadzana z osobą odchodzącą z organizacji.

Podczas takiego spotkania mogą pojawić się pytania dotyczące:

• powodów odejścia,
• oceny współpracy z przełożonym i zespołem,
• zakresu obowiązków,
• możliwości rozwoju w organizacji,
• warunków i organizacji pracy,
• elementów, które zdaniem pracownika warto zmienić,
• ogólnych doświadczeń związanych z zatrudnieniem.

Exit interview może dostarczyć pracodawcy informacji o doświadczeniach pracownika i powodach jego decyzji. Nie każda organizacja prowadzi jednak takie rozmowy.

Z perspektywy odchodzącej osoby jest to również okazja do przekazania konstruktywnego feedbacku dotyczącego współpracy, choć warto zachować rzeczowy i profesjonalny sposób komunikacji.

Jak przekazać obowiązki przed odejściem z pracy?

Przekazanie obowiązków jest szczególnie ważne w przypadku stanowisk związanych z długoterminowymi projektami, klientami, zarządzaniem zespołem lub dostępem do specjalistycznej wiedzy.

Przydatne może być przygotowanie dokumentu zawierającego:

• listę aktualnie prowadzonych projektów,
• status najważniejszych zadań,
• terminy kolejnych działań,
• informacje o kluczowych osobach kontaktowych,
• lokalizację dokumentów i materiałów,
• opis najważniejszych procesów,
• kwestie wymagające podjęcia decyzji lub dalszej kontroli.

Celem przekazania obowiązków nie jest opisanie całej historii stanowiska, lecz pozostawienie informacji potrzebnych do możliwie płynnego przejęcia pracy przez inną osobę.

Jak profesjonalnie zakończyć współpracę z pracodawcą?

Sposób zakończenia współpracy może mieć znaczenie dla dalszych relacji zawodowych. Dotyczy to szczególnie branż, w których specjaliści, menedżerowie i rekruterzy często spotykają się ponownie na kolejnych etapach kariery.

W okresie poprzedzającym odejście warto:

• realizować uzgodnione obowiązki do ostatniego dnia pracy,
• uporządkować prowadzone projekty,
• przekazać potrzebne informacje następcy lub zespołowi,
• poinformować odpowiednie osoby o zmianie kontaktu, jeśli jest to wymagane,
• zachować profesjonalną komunikację,
• zadbać o pożegnanie z osobami, z którymi utrzymywało się ważne relacje zawodowe.

Dobre relacje z dotychczasowymi współpracownikami mogą mieć znaczenie dla dalszego networkingu zawodowego. Były przełożony, klient czy współpracownik może również w przyszłości udzielić referencji zawodowych.

Co warto zrobić po zakończeniu pracy?

Odejście z organizacji jest dobrym momentem na uporządkowanie informacji dotyczących zakończonego etapu kariery.

Warto zapisać przede wszystkim:

• najważniejsze osiągnięcia z danego stanowiska,
• zrealizowane projekty,
• mierzalne rezultaty pracy,
• nowe obowiązki i zakres odpowiedzialności,
• zdobyte kompetencje,
• awanse i zmiany stanowiska,
• ukończone szkolenia i zdobyte certyfikaty.

Informacje te mogą później pomóc przy aktualizacji CV i profilu LinkedIn. Warto zadbać szczególnie o podsumowanie zawodowe oraz opis ostatniego doświadczenia.

Aktualizację dokumentów najlepiej przeprowadzić wtedy, gdy szczegóły dotyczące projektów, rezultatów i osiągnięć są jeszcze łatwe do odtworzenia.

Offboarding a zmiana pracy

Offboarding często zbiega się z rozpoczęciem kolejnego etapu zawodowego. Pracownik może przechodzić bezpośrednio do nowej firmy albo dopiero rozpoczynać aktywne poszukiwanie kolejnego stanowiska.

W drugim przypadku warto wykorzystać ten moment do określenia:

• jakiego stanowiska chce się szukać,
• jakie doświadczenia z poprzedniej pracy chce się wykorzystać,
• jakie kompetencje warto dalej rozwijać,
• jakich warunków oczekuje się od kolejnego pracodawcy,
• które elementy poprzedniego stanowiska nie odpowiadały potrzebom zawodowym.

Jeżeli odejście wiąże się z większą zmianą kierunku zawodowego, pomocne może być uporządkowanie dalszej ścieżki kariery lub rozważenie przebranżowienia.

Jak przygotować się do poszukiwania pracy po odejściu z firmy?

Przed rozpoczęciem kolejnych rekrutacji warto zaktualizować dokumenty aplikacyjne i przygotować się do rozmowy o powodach zakończenia poprzedniego zatrudnienia.

Odpowiedź powinna być rzeczowa i dostosowana do rzeczywistych okoliczności. Nie trzeba szczegółowo opisywać konfliktów czy negatywnych doświadczeń z poprzedniej organizacji. Ważniejsze jest przedstawienie swojej decyzji oraz tego, czego kandydat oczekuje od kolejnego etapu kariery.

Przygotowanie do zmiany może obejmować:

• aktualizację CV,
• uzupełnienie profilu LinkedIn,
• zebranie referencji,
• określenie oczekiwań wobec kolejnego stanowiska,
• przygotowanie odpowiedzi na pytania dotyczące zmiany pracy,
• aktywację sieci kontaktów zawodowych.

W przygotowaniu dokumentów może pomóc profesjonalne CV, a w przypadku szerszej zmiany zawodowej także doradztwo w karierze.

Dobrze przeprowadzony offboarding zamyka jeden etap kariery, ale może być jednocześnie punktem wyjścia do świadomego zaplanowania kolejnego.