Onboarding pracownika

Onboarding pracownika to proces wprowadzania nowej osoby do organizacji, jej stanowiska, zespołu oraz zasad funkcjonowania firmy. Obejmuje działania, które pomagają pracownikowi poznać swoje obowiązki, narzędzia, procedury i współpracowników oraz stopniowo osiągnąć samodzielność w nowej roli. Onboarding może rozpocząć się jeszcze przed pierwszym dniem pracy i trwać przez pierwsze tygodnie lub miesiące zatrudnienia.

Co to jest onboarding pracownika?

Onboarding to zaplanowany proces wdrożenia nowego pracownika do firmy. Nie ogranicza się do podpisania dokumentów, przekazania sprzętu czy przedstawienia zespołu pierwszego dnia.

Celem onboardingu jest przygotowanie pracownika do możliwie sprawnego i świadomego funkcjonowania w nowej organizacji. Nowa osoba powinna dowiedzieć się nie tylko, jakie zadania ma wykonywać, ale również jak wygląda współpraca w firmie, do kogo może zwrócić się z konkretnymi pytaniami i czego oczekuje się od niej w pierwszych tygodniach oraz miesiącach.

Onboarding może obejmować między innymi:

• dopełnienie formalności związanych z zatrudnieniem,
• przekazanie sprzętu i dostępów do systemów,
• przedstawienie struktury organizacyjnej firmy,
• zapoznanie z zespołem i najważniejszymi współpracownikami,
• omówienie zakresu obowiązków i odpowiedzialności,
• przedstawienie celów na pierwsze tygodnie pracy,
• szkolenia dotyczące narzędzi i procedur,
• regularne spotkania z przełożonym,
• przekazywanie informacji zwrotnej.

Jak wygląda onboarding nowego pracownika?

Przebieg onboardingu zależy od firmy, stanowiska i poziomu odpowiedzialności. Innego wdrożenia będzie potrzebowała osoba rozpoczynająca pierwszą pracę, a innego doświadczony specjalista, menedżer czy członek kadry zarządzającej.

Proces można podzielić na kilka etapów.

Przed rozpoczęciem pracy pracownik może otrzymać informacje organizacyjne dotyczące pierwszego dnia, dokumentów, godzin pracy, miejsca spotkania czy sposobu odbioru sprzętu.

W pierwszych dniach zazwyczaj poznaje zespół, przełożonego, strukturę firmy, najważniejsze procedury oraz narzędzia potrzebne do wykonywania obowiązków.

W kolejnych tygodniach stopniowo przejmuje zadania, uczestniczy w szkoleniach, poznaje procesy i otrzymuje informacje zwrotne dotyczące swojej pracy.

W dalszej części onboardingu nacisk przesuwa się z poznawania organizacji na coraz większą samodzielność oraz realizację celów przypisanych do stanowiska.

Ile trwa onboarding pracownika?

Nie istnieje jeden uniwersalny czas trwania onboardingu. Proces nie powinien być utożsamiany wyłącznie z pierwszym dniem lub tygodniem pracy.

Długość wdrożenia zależy między innymi od:

• złożoności stanowiska,
• zakresu odpowiedzialności,
• doświadczenia nowego pracownika,
• liczby procesów i narzędzi, które musi poznać,
• struktury organizacji,
• specyfiki branży,
• poziomu samodzielności wymaganego na danym stanowisku.

W prostszych rolach zasadnicza część wdrożenia może odbyć się w ciągu kilku tygodni. Na bardziej złożonych stanowiskach specjalistycznych lub menedżerskich osiągnięcie pełnej samodzielności może wymagać kilku miesięcy.

Czym onboarding różni się od wdrożenia pracownika?

Pojęcia onboarding i wdrożenie pracownika są często używane zamiennie. W praktyce onboarding można jednak rozumieć szerzej.

Wdrożenie stanowiskowe koncentruje się przede wszystkim na przygotowaniu pracownika do wykonywania konkretnych obowiązków – poznaniu narzędzi, procedur, zakresu odpowiedzialności i sposobu realizacji zadań.

Onboarding obejmuje dodatkowo poznanie:

• organizacji i jej struktury,
• zespołu oraz kluczowych osób,
• sposobu komunikacji,
• zasad współpracy,
• kultury organizacyjnej,
• celów firmy i zespołu,
• oczekiwań związanych z nową rolą.

Szkolenie stanowiskowe może być więc jednym z elementów onboardingu, ale cały proces wprowadzania pracownika do organizacji jest znacznie szerszy.

Co powinien obejmować dobry onboarding?

Dobrze zaplanowany onboarding powinien przede wszystkim ograniczać niepewność związaną z rozpoczęciem nowej pracy. Pracownik powinien wiedzieć, czego się od niego oczekuje, gdzie znaleźć potrzebne informacje i do kogo zwrócić się w przypadku problemu.

Istotne elementy procesu to:

• jasno określony zakres obowiązków,
• konkretne cele na pierwsze tygodnie i miesiące,
• dostęp do potrzebnych narzędzi i informacji,
• wskazanie osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary,
• zaplanowane szkolenia,
• regularny kontakt z przełożonym,
• możliwość zadawania pytań,
• informacja zwrotna dotycząca postępów.

Ważne jest również, aby oczekiwania przedstawione podczas onboardingu były spójne z informacjami przekazanymi wcześniej podczas procesu rekrutacyjnego.

Jak przygotować się do onboardingu jako nowy pracownik?

Za organizację procesu odpowiada przede wszystkim pracodawca, ale nowy pracownik również może aktywnie wykorzystać pierwsze tygodnie zatrudnienia.

Warto:

• zapisywać najważniejsze informacje i pytania,
• ustalić z przełożonym priorytety na pierwsze tygodnie,
• dopytać o sposób oceny efektów pracy,
• poznać osoby, z którymi będzie się najczęściej współpracować,
• prosić o informację zwrotną,
• obserwować sposób komunikacji i podejmowania decyzji w organizacji,
• ustalić, jakie kompetencje będą szczególnie istotne na nowym stanowisku.

Pierwsze tygodnie warto wykorzystać nie tylko do nauki nowych obowiązków, ale również do zrozumienia sposobu działania organizacji i budowania relacji zawodowych. Pomocny może być tutaj świadomy networking zawodowy, także wewnątrz nowej firmy.

Onboarding na stanowisku menedżerskim – czym się różni?

W przypadku menedżerów onboarding obejmuje nie tylko poznanie własnych obowiązków, ale również przejęcie odpowiedzialności za zespół, procesy i realizowane cele.

Nowy menedżer powinien poznać między innymi:

• strukturę i kompetencje zespołu,
• aktualne projekty oraz ich priorytety,
• oczekiwania przełożonych i interesariuszy,
• sposób podejmowania decyzji w organizacji,
• najważniejsze wskaźniki i cele biznesowe,
• wyzwania występujące w zespole,
• relacje z innymi działami.

Na tym poziomie szczególnego znaczenia nabiera również sposób budowania relacji i autorytetu w nowym środowisku. Objęcie stanowiska menedżerskiego może być ważnym etapem awansu zawodowego lub zmiany dalszego kierunku kariery.

Co zrobić, gdy onboarding nie spełnia oczekiwań?

Brak uporządkowanego wdrożenia nie musi oznaczać, że nowa praca jest niewłaściwym wyborem. W takiej sytuacji warto w pierwszej kolejności samodzielnie zebrać brakujące informacje i porozmawiać z przełożonym.

Można zapytać między innymi o:

• priorytety na najbliższe tygodnie,
• oczekiwane rezultaty pracy,
• zakres samodzielności,
• osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary,
• możliwość dodatkowego szkolenia,
• termin rozmowy podsumowującej pierwsze tygodnie pracy.

Jeżeli wraz z rozpoczęciem zatrudnienia okazuje się, że stanowisko znacząco różni się od ustaleń poczynionych podczas rekrutacji, warto ocenić, czy problem można rozwiązać poprzez rozmowę i doprecyzowanie zakresu odpowiedzialności.

Pierwsze tygodnie w nowej organizacji są również momentem, w którym pracownik może zweryfikować, czy rzeczywisty charakter stanowiska odpowiada jego potrzebom, kompetencjom i planowanej ścieżce kariery.