System ATS

System ATS (Applicant Tracking System) to oprogramowanie wykorzystywane przez firmy i rekruterów do zarządzania aplikacjami kandydatów oraz poszczególnymi etapami rekrutacji. Umożliwia gromadzenie CV w jednej bazie, porządkowanie zgłoszeń, wyszukiwanie kandydatów i komunikowanie się z nimi. Niektóre systemy ATS potrafią również odczytywać informacje zawarte w dokumentach i pomagać rekruterom we wstępnej selekcji aplikacji.

Czym jest system ATS?

ATS, czyli Applicant Tracking System, jest narzędziem wspierającym organizację i prowadzenie procesu rekrutacyjnego. Korzystają z niego przede wszystkim duże przedsiębiorstwa, agencje zatrudnienia oraz organizacje otrzymujące wiele aplikacji na poszczególne stanowiska.

System może umożliwiać między innymi:

• zbieranie aplikacji przesyłanych przez formularze rekrutacyjne,
• zapisywanie CV i danych kandydatów w jednej bazie,
• porządkowanie kandydatów według ofert i etapów rekrutacji,
• wyszukiwanie określonych kwalifikacji oraz słów kluczowych,
• przekazywanie aplikacji pomiędzy rekruterami i menedżerami,
• planowanie spotkań i komunikowanie się z kandydatami,
• tworzenie raportów dotyczących prowadzonej rekrutacji.

System ATS nie zawsze samodzielnie podejmuje decyzję o odrzuceniu aplikacji. Zakres automatyzacji zależy od wykorzystywanego oprogramowania oraz ustawień przyjętych przez pracodawcę. Ostateczna ocena kandydata może nadal należeć do rekrutera, natomiast ATS pomaga mu sprawniej porządkować i przeszukiwać otrzymane dokumenty.

Jak system ATS analizuje CV?

Niektóre systemy ATS wykorzystują mechanizm parsowania, czyli automatycznego odczytywania i przypisywania informacji z CV do odpowiednich pól. Oprogramowanie może rozpoznawać między innymi:

• dane kontaktowe kandydata,
• nazwy zajmowanych stanowisk,
• okresy zatrudnienia,
• wykształcenie i ukończone kursy,
• znajomość języków obcych,
• posiadane kwalifikacje i certyfikaty,
• kompetencje twarde oraz wykorzystywane narzędzia.

Rekruter może następnie przeszukiwać bazę kandydatów za pomocą określonych haseł, np. nazw stanowisk, programów, technologii lub języków. Dlatego warto używać w CV standardowych określeń funkcjonujących w danej branży.

Obecność odpowiednich słów kluczowych nie gwarantuje jednak zaproszenia na rozmowę. Dokument musi również przedstawiać doświadczenie i osiągnięcia odpowiadające wymaganiom danego stanowiska.

Czym jest CV przyjazne dla systemu ATS?

CV przyjazne dla ATS to dokument przygotowany w sposób umożliwiający oprogramowaniu prawidłowe odczytanie jego treści i przypisanie informacji do odpowiednich kategorii. Powinien mieć logiczną strukturę, czytelne nagłówki oraz zawierać słownictwo związane ze stanowiskiem, na które aplikuje kandydat.

Przygotowując CV do systemu ATS, warto:

• stosować standardowe nazwy sekcji, np. „Doświadczenie zawodowe”, „Wykształcenie” i „Umiejętności”,
• zachować przejrzystą i logiczną kolejność informacji,
• używać nazw stanowisk, kwalifikacji i narzędzi występujących w ogłoszeniu, jeśli odpowiadają rzeczywistemu doświadczeniu,
• unikać umieszczania kluczowych informacji wyłącznie w grafikach, ikonach lub elementach dekoracyjnych,
• ograniczyć skomplikowane tabele, pola tekstowe i nietypowy układ kolumn,
• zapisać dokument w formacie wskazanym przez pracodawcę,
• sprawdzić, czy po skopiowaniu treści CV do edytora tekstowego zachowuje ona prawidłową kolejność.

Nie oznacza to, że każde CV musi być pozbawione elementów wizualnych. Projekt dokumentu powinien jednak przede wszystkim wspierać czytelność i nie utrudniać dostępu do najważniejszych informacji.

Jak dopasować CV do oferty pracy?

Przed wysłaniem aplikacji należy dokładnie przeanalizować wymagania zamieszczone w ogłoszeniu. Warto zwrócić uwagę na powtarzające się nazwy kompetencji, narzędzi, certyfikatów, obowiązków oraz stanowisk.

Jeżeli odpowiadają one Twojemu doświadczeniu, wykorzystaj je w CV w naturalnym kontekście. Nie ograniczaj się jednak do utworzenia listy słów kluczowych. Pokaż, w jaki sposób dana kompetencja została wykorzystana i jaki efekt udało Ci się osiągnąć.

Przykładowo zamiast wpisywać wyłącznie „zarządzanie projektami”, można napisać:

„Zarządzałem pięcioosobowym zespołem odpowiedzialnym za wdrożenie systemu CRM, kończąc projekt dwa tygodnie przed planowanym terminem”.

Nie należy kopiować całych fragmentów ogłoszenia ani dodawać kwalifikacji, których się nie posiada. Takie działanie może pomóc w pojawieniu się aplikacji w wynikach wyszukiwania, ale nie zastąpi rzeczywistego dopasowania do stanowiska i może zostać szybko zweryfikowane podczas kolejnych etapów procesu rekrutacyjnego.

Dlaczego znajomość systemów ATS jest ważna?

Znajomość sposobu działania ATS pomaga kandydatowi przygotować dokument, który będzie czytelny zarówno dla oprogramowania, jak i dla rekrutera. Ma to szczególne znaczenie podczas aplikowania do dużych firm oraz organizacji prowadzących wiele procesów rekrutacyjnych jednocześnie.

Najlepsze CV nie powstaje jednak wyłącznie z myślą o algorytmie. System ATS może pomóc odnaleźć właściwą aplikację, ale to konkretne doświadczenie, osiągnięcia i wartość kandydata mają przekonać rekrutera do zaproszenia go na rozmowę.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że Twój dokument jest przejrzysty, właściwie dopasowany do stanowiska i zawiera odpowiednie słownictwo, warto skorzystać z usługi przygotowania profesjonalnego CV.